SQL Server 2008 Creando Reportes Sencillos Urgentes con Excel

SQL SERVER 2008

En ocasiones puede suceder que el jefe de la empresa le solicite a un Administrador IT en SQL Server 2008 un informe o reporte urgente en una hoja de Excel para poder revisar cierta información que en los reportes online que se han creado no aparezca, o porque simplemente desea llevarse a su casa un informe menos formal para analizarlo y revisarlo cómodamente en la tranquilidad de su casa, o sólo porque es el jefe quiere ver que tan rápido puede el Administrador de Bases de datos resolver ciertas situaciones.

La manera más rápida y cómoda para crear este reporte es la siguiente:

En primer lugar abrimos el Excel para tener un nuevo libro disponible para trabajarlo.

SQL Server hoja excel

Luego hacemos clic en la pestaña Datos y encontraremos a mano superior izquierda cinco (5) opciones para obtener datos externos (Desde Access, Desde Web, Desde Texto , De otras fuentes y Conexiones existentes), cliqueamos en la opción De otras fuentes y seleccionamos Desde SQL Server , esto nos creará una conexión a la tabla que solicitemos en nuestro servidor SQL y nos importará los datos a Excel como una tabla o como un reporte de tabla dinámica.

Opciones de conexion

Nos aparecerá la ventana del asistente para la conexión de datos, en esta primera pantalla escribiremos el nombre del servidor SQL al cual nos conectaremos y seleccionaremos la forma de conectarnos, pudiendo elegir entre dos, “Utilizar autenticación de Windows” o “Utilizar nombre de usuario y contraseña”, en donde escribiremos los datos de autenticación con los cuales nos conectamos al servidor.

Configurando conexiones

Luego hacemos clic en siguiente y el asistente se conectará a nuestro SQL Server y nos mostrará en una nueva pantalla las Bases de Datos a las que tengamos acceso, seleccionamos la base de datos a consultar y nos enseñará en la parte inferior de la ventana, las tablas correspondientes a la BD seleccionada.

Seleccionando Bases de datos y tablas

Seleccionamos la tabla con la que queremos interactuar y damos clic en siguiente, esto nos enviará a otra ventana del asistente donde guardaremos un archivo de conexión para futuros usos y le asignaremos un nombre descriptivo para tener un mejor control

Guardando Conexion

En esta ventana podemos también asignar palabras claves de búsqueda para cuando tengamos una cantidad muy grande de conexiones creadas poder buscarlas con mayor facilidad.

NOTA: Si hacemos clic en el botón Examinar en Nombre de Archivo, podemos guardar nuestro archivo de conexión en otro directorio que no sea el asignado por defecto.

Luego de rellenar los campos solicitados hacemos clic en finalizar y se cerrará el asistente para abrir una nueva ventana de importación de datos, seleccionamos la manera de cómo deseamos importar y ver los datos importados dentro del libro,

Seleccionanado tipo Importar Datos

Seleccionamos la celda en donde deseamos que se inicie la incrustación de datos y damos clic en aceptar.

Se cargarán los datos importados dentro de nuestro libro y podremos empezar a trabajar con ellos, en este caso he seleccionado “Tabla” como opción de importación.

Mostrando los datos cargados

Al llegar a este punto podremos jugar con los datos recogidos (Para este ejemplo he utilizado la base de datos AdventureWorks2008 y la tabla Address), por ejemplo que nos muestre solo a las personas que vivan en la ciudad de “Albany”.

Nos ubicamos en la celda CITY hacemos clic en la flecha, esto nos desplegará un menú y seleccionamos la Ciudad mencionada.

Jugando con los datos

Damos clic en aceptar y nos mostrará sólo los datos que solicitamos.

Resultados de Consulta

Así sucesivamente podemos jugar con los dato y mostrar la información que nos soliciten al momento.

Como habrán podido observar, el SQL Server 2008 tiene la potencia necesaria y la adaptación para poder acoplarse con facilidad a la mayoría de las herramientas en las que podamos leer bases de datos, y de una manera completamente rápida, fácil y eficaz.

Como siempre ante cualquier duda avísenme y con gusto se las aclararé.

Saludos!
Roberto Pozo

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8 comentarios to “SQL Server 2008 Creando Reportes Sencillos Urgentes con Excel”

  1. Arturo Says:

    Hola esta bueno este pequeño manual te felicito, pero yo como me estoy iniciando en esto como le haria para trabajar con varias tablas a la vez ya que necesito algunos campos de las tablas,

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  2. josé Says:

    facil y sencillo, gracias doc!

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  3. yana Says:

    bien, justo lo que estaba buscando, gracias!!

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  4. Cristian Rodriguez Says:

    Una consulta, yo realizo la vinculacion de una tabla, pero despues le envio el excel a otra persona, quien no tiene instalado el sql en su pc ni tampoco le puedo enviar una clave¿esta persona puede actualizar la informacion??

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